Cómo justificar las dietas ante hacienda y seguridad social

Cuidado con las dietas

Una empresa ha sufrido la visita de la Inspección, que acaba de imponerle un recargo por falta de cotización. Sin embargo, la empresa creía tener bien controlados los gastos. ¿Qué ha podido suceder entonces?

Acta. Recuerde que el inspector puede presentarse en su empresa por propia iniciativa o por atender a una denuncia (externa o interna). En su caso, se ha dirigido al departamento de administración y ha repasado las nóminas de la plantilla y los boletines de cotización. ¡Atención! Acto seguido ha levantado un acta por infracotización durante los últimos tres años, con un 30% de recargo, sin que sirvieran de nada los argumentos empresariales, respecto a que los importes no cotizados en nómina correspondían al concepto extrasalarial de dietas.

No libera

Justificado. Aunque las hojas de salario incluyan el concepto de dietas, ante una Inspección de Trabajo o Hacienda la empresa no queda liberada de tener que justificar que son reales, acreditando el día y lugar de desplazamiento, así como su razón o motivo. Apunte. Recuerde que las bases de datos de Hacienda y de la Seguridad Social se cruzan desde hace tiempo, así que una Inspección puede considerar las dietas como salario, levantar acta y pasar información a la otra parte para que actúe.

Presunción

Triple. La Inspección tiene tres presunciones para deducir que no existe un pago de dietas sino un salario encubierto como gastos. Estas son:

• Una simetría mensual en las percepciones. La empresa hace así que el salario neto sea cada mes el mismo, más allá de conceptos salariales y días trabajados. Apunte.El inspector deducirá que ello se hace para alcanzar la cifra neta mensual pactada con el trabajador.
• El cobro periódico a lo largo del año, incluidas vacaciones, bajas por enfermedad o pagas extras.Apunte.De este modo, aunque alguien no acuda al trabajo, estará cobrando dietas que deberían ser pagos por desplazamiento a otro municipio distinto al del lugar de trabajo habitual (o al de su domicilio).
• Las dietas corresponden a un trabajo que implica desplazamientos fuera de la empresa, y se están incluyendo en las nóminas de empleados cuyo trabajo, debido a su categoría profesional, sólo puede prestarse en el propio centro de trabajo (resultaría pues de lo más sospechoso asignar dietas a un telefonista o a alguien del departamento de administración).

Precaución

Demostración. Si usted paga una cantidad alzada en concepto de dietas, no queda exento de justificar la realidad del desplazamiento. Para ello, haga firmar a sus empleados un parte en el que notifiquen el desplazamiento, y dígales que conserven algún ticket que justifique que realmente se desplazaron (un peaje, un parking, el ticket del bar). ¡Atención! No es que tengan que justificar los gastos incurridos –precisamente usted les paga un tanto alzado para evitar esta justificación exhaustiva–, pero ello es necesario para demostrar ante Hacienda el desplazamiento.

Exención. Por último, no olvide los topes exentos de cotización de que gozan la dieta y la media dieta a efectos de Seguridad Social. Apunte. Así pues, para gastos de estancia serán los importes que se justifiquen. Y para gastos de manutención:

La Inspección podría sospechar si las dietas son idénticas cada mes, se asignan a quien no sale del centro, o se cobran de modo periódico aún en vacaciones, bajas o pagas extras. Exija siempre los justificantes que acrediten los gastos incurridos.

Íñigo Martín Laucirica