Cómo facturar los desplazamientos a un cliente

Si elegimos esta opción, debemos incluir las dietas y desplazamientos como un elemento más de la base imponible, ya sea integrándolo en el propio concepto del trabajo o servicio realizado, o indicándolo de forma independiente, pero en cualquiera de los casos aplicándole el IVA y la retención del IRPF que pueda corresponder, al igual que se hace con el resto de la base imponible de la factura.

Qué tipo de IVA he de aplicar a estos conceptos?

Tanto la hostelería como los gastos de manutención pueden tener un IVA reducido en la factura que obtengas por dichos gastos, pero que en dicha factura se haya aplicado un IVA reducido no significa que tú puedas aplicar el mismo en tu factura

En la factura que tu emites, no se diferencian estos conceptos del resto de la base imponible, aún y cuando puedas especificarlos por separado, ya que tú no estás prestando un servicio de alojamiento o de alimentación, sino el servicio en sí que el cliente te ha contratado.

Por ello, a dichos conceptos has de aplicar el mismo tipo de retención de IRPF o de IVA que aplicas al servicio en sí que has prestado, y en ningún caso coger como tipo a aplicar el de la facturaque te hayan dado en el restaurante o en el hotel, pues este caso sólo sería aplicable si tu actividad es, precisamente, la hostelería o el servicio hotelero.

 Opción 2: Incluirlo como suplido en la factura

La otra posibilidad que podemos elegir para repercutir al cliente el gasto realizado en dietas y desplazamientos para prestarle un servicio, es incluir dicho gasto como un suplido.

A tal efecto, debemos tener en cuenta y respetar las reglas que regulan estos conceptos, los suplidos.

Entre ellas, y la más relevante a tener en cuenta, ya que debes aplicarla en el mismo momento en que haces el gasto en las comidas, o en el servicio hotelero, es que la facturaha de expedirse a nombre del cliente directamente, y no al nuestro, de modo que sea el cliente quien pueda deducirse esos gastos, y los impuestos inherentes al mismo, y no nosotros en nuestras declaraciones.

Puedes conocer qué es un suplido  y cuáles son los requisitos para que un gasto pueda ser considerado como tal en blog https://martinlaucirica.es/los-suplidos-no-llevan-iva-se-pueden-incluir-la-factura-emitida.

Con esta opción, incluir el gasto como suplido, provocaremos que dicho desembolso no influya en nuestra declaración de impuestos, no incrementando la base de la declaración y con ello pudiendo llegar, en el caso del IRPF que se trata de un impuesto progresivo, a subir de escala en el tipo a aplicar.

Además, y como parte básica si optas por esta opción, debes ponerte de acuerdo con el cliente previamente de qué gastos asumirá, puesto que si solicitas la factura a su nombre y luego no te rembolsa el gasto, no sólo habrás perdido el dinero invertido, sino que encima no podrás deducirte dicho gasto en tu contabilidad.

 Íñigo Martín Laucirica