¿Cuándo cotizan las dietas a la Seguridad Social y el kilometraje?

Son Percepciones Extra Salariales. Con la última modificación de la Ley de Seguridad Social, son pocos los conceptos retributivos de los trabajadores que quedan exentos de cotización a la Seguridad Social. Entre esos conceptos  se encuentran las Dietas, es decir los gastos de Locomoción, Manutención y Estancia, que se consideran Percepciones Extra Salariales porque su finalidad es compensar al trabajador de un gasto realizado por el desarrollo de su actividad laboral.

Gastos de Locomoción. Son los gastos ocasionados por desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para el desarrollo de su actividad laboral en lugar distinto. Ojo! Para no cotizar por ellos deberá tratarse de un desplazamiento a otro municipio, y además tendrá que  justificar el gasto, bien mediante factura o ticket si ha utilizado el transporte público, bien mediante cualquier medio que acredite el desplazamiento (contrato de obra, partes de trabajo, carta de porte, albarán de entrega ….).!No todo el importe está exento! En el caso de uso de transporte público estará exento el total justificado con la factura, pero en caso de utilización de vehículo propio,  solo estará exento de cotización a la Seguridad Social la cuantía que no exceda de 0,19 €/km.

Gastos de Manutención.  Quedan excluidos de cotización los gastos ocasionados por las comidas del trabajador como consecuencia de los desplazamientos fuera del centro habitual de trabajo del perceptor, y del lugar que constituya su residencia habitual. ¡Ojo! Usted deberá acreditar el gasto mediante la correspondiente factura del establecimiento, o cuando menos acreditar el desplazamiento del trabajador mediante cualquier medio (contrato de obra, partes de trabajo, carta de porte, albarán de entrega de material….). ¡No todo el gasto está exento! En cualquier caso, el importe máximo excluido de cotización será el previsto en la Ley y el Reglamento del IRPF, que para el año 2017 está fijado, si se producen en España,  en 26,67 €/día sin pernocta, y 53,34 €/día con pernocta, y si se producen en el extranjero, en 48,08 € sin pernocta, y 91,35 con pernocta.

Ambos conceptos, locomoción y manutención, desde el punto de vista fiscal, estarán exentos de tributación en IRPF para el trabajador, siempre que el importe percibido  no supere las cuantías antes indicadas, teniendo que tributar por el exceso cobrado.

Cuidado con  fijar una Cuantía Fija Mensual! Puede resultar más cómodo para usted pagar una cuantía fija todos los meses que aparezca en el recibo de la nómina, pero esta práctica puede traerle problemas, puesto que si se abonan cuantías fijas en nómina en concepto de Dietas, incluso en los meses de vacaciones, y con independencia de los días efectivos de trabajo y gasto real por los desplazamientos de cada mes, se puede llegar a considerar dichos pagos como salario, y en consecuencia tener que probar su correspondencia con los gastos de desplazamientos realizados, que lógicamente no van a coincidir.

Recuerde!! Es el pagador (empresa) quien debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Las consecuencias de no poder justificar los gastos en concepto de dietas son dos: a) la empresa será obligada a cotizar a la seguridad social por las cuantía no justificadas, con los consiguientes recargos y posible sanción; b) el trabajador puede ser inspeccionado por la Hacienda Pública y hacerle tributar en IRPF por las cuantías no justificadas

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Si no puede justificar los gastos de locomoción y manutención de su trabajador por  desplazamientos, no podrá reflejar en su nómina importe alguno en concepto de dietas exentas de cotización a la seguridad social. Y si puede justificar dichos gastos, le aconsejamos que los refleje  en nómina en la cuantía exacta cada mes.

Iñigo Martín Laucirica