¿ Son deducibles o exentas las dietas y kilometraje de un socio gerente ?

DIETAS Y KILOMETRAJE DE UN SOCIO GERENTE

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Si partimos de que las retribuciones percibidas tienen la naturaleza de rendimientos del trabajo a efectos del IRPF, las asignaciones para gastos de locomoción y para gastos de manutención y estancia se incluyen con carácter general entre los rendimientos íntegros del trabajo, pero se exonera de gravamen estas asignaciones cuando las percibe el trabajador por cuenta ajena que, en virtud del poder de organización que asiste al empresario, debe desplazarse fuera de su centro de trabajo para desarrollar el mismo, con los límites establecidos en el artículo 13 del Reglamento del IRPF DECRETO FORAL de la Diputación Foral de Bizkaia 47/2014, de 8 de abril, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Este régimen de dietas exentas previsto en el artículo 13 del Reglamento únicamente es de aplicación a los contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral (estatutaria en el caso de los funcionarios públicos) en la que se dan las notas de dependencia y ajeneidad.

Por tanto, para aquellos contribuyentes que no tienen esa relación laboral, como es el caso de los socios y/o administradores, aunque sus retribuciones constituyan rendimientos del trabajo y también puedan incurrirse en gastos de desplazamiento que sean consecuencia de la actividad desarrollada, no es de aplicación el régimen de dietas exentas previsto en el artículo 13 del Reglamento del IRPF.

Conclusión.

En consecuencia, una vez que no se aplica este régimen de exención en las dietas por desplazamiento pueden darse dos alternativas:

• Si la sociedad pone a disposición de los socios los mediospara que éstos acudan al lugar en el que deben realizar sus funciones, es decir, proporciona el medio de transporte y, en su caso, el alojamiento, no existirá renta para los mismos, pues no existe ningún beneficio particular para estos socios. Estaríamos ante un gasto deducible para la empresa (629. Otros Servicios) por el que no tiene que tributar el socio y/o administrador en su renta.
• Si la sociedad reembolsa a los socios los gastos en los que han incurrido para desplazarse hasta el lugar donde van a prestar sus servicios y éstos no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o les abona una cantidad para que éstos decidan libremente cómo acudir, estamos en presencia de una renta dineraria sujeta a retención, circunstancia que también concurriría respecto a los gastos de representación. Estaríamos ante un gasto deducible para la empresa (640. Gastos de Personal) por el que sí tiene que tributar íntegramente el socio y/o administrador en su renta.

Los socios de las sociedades mercantiles que utilicen sus vehículos para desarrollar sus funciones han de ser muy escrupulosos con el cumplimiento de estos requisitos. Recaerá sobre ellos la carga de la prueba ante Hacienda. Para ello deberán recopilar y conservar toda la documentación necesaria que acredite, para su exhibición ante los órganos de inspección y gestión de la Agencia Tributaria, la realidad del desplazamiento y su relación con la actividad empresarial de la compañía. En este sentido se han de guardar todos los justificantes posibles que demuestren la necesidad y realidad de ese desplazamiento, y que a modo de ejemplo y entre otros medios de prueba admitido en derecho señalamos los siguientes:

* Documentos firmados por la empresa a que le prestamos el servicio, y por las entidades a las que se ha visitado por motivos relacionados con la actividad empresarial.

* Correos electrónicos relacionados con el desplazamiento.

* Firma de contratos

* Tickets de peajes de autopistas, aparcamientos, etc.

* Facturas de comidas y hoteles

2018-09-20

Íñigo Martín Laucirica